スマートビルディング共創機構（以下、「当機構」）は、スマートビルディングの健全な発展と普及に貢献するため、活動を通じて取得する個人情報の重要性を認識し、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めることを宣言いたします。
1. 個人情報の取得について
当機構は、以下の目的のために必要な範囲で、適法かつ公正な手段によって個人情報を取得します。
- 会員情報の管理: 入会手続き、会員間の連絡、会費請求、会報等の送付のため。
- 事業活動に関する情報提供: 勉強会、セミナー、イベント等の案内、参加者募集、結果報告、アンケート実施のため。
- お問い合わせへの対応: ご質問、ご意見、ご要望等への回答のため。
- 広報活動: 当機構の活動報告、事例紹介、ウェブサイト等での情報発信のため。
- 会員同士の交流: 会員同士の交流を活発にするため。具体的にはポータルサイトやリストにより氏名、会社名、メールアドレスを共有します。
- その他: 上記活動に付随する業務遂行のため。
2. 取得する個人情報の種類
当機構が取得する個人情報には、氏名、所属、役職、連絡先（電話番号、メールアドレス）などが含まれます。事業活動の性質上、特定の技術分野に関する専門知識や関心分野に関する情報も取得する場合があります。
3. 個人情報の利用について
当機構は、取得した個人情報を、取得の際に示した利用目的の範囲内で、業務遂行上必要な限りにおいて利用します。利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合は、事前にご本人の同意を得るものとします。
4. 個人情報の第三者提供について
当機構は、法令に定める場合を除き、個人情報を事前にご本人の同意を得ることなく、以下の場合を除き機構外の第三者に提供しません。ただし、機構の会員同士は交流の活発化を目的として各種情報を参照できるものとします。
- 利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報の取り扱いを委託する場合（業務委託先への提供）。この場合、当機構は、委託先に対して適切な管理・監督を行います。
- ご本人へのサービス提供のために、当機構の活動に協力する企業・団体と共同利用する場合。この場合、あらかじめ共同利用する旨、共同企業・団体の情報、共同利用する個人情報の項目、共同利用の範囲、共同利用等、法令上必要な事項をご本人に通知するか、またはご本人が容易に知り得る状態に置くものとします。
5. 個人情報の管理について
当機構は、個人情報の正確性を保ち、機構外からの個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩などを防止するため、アクセス制限や定期的な監査、および従業員への指導を通じて適切な措置を講じます。
6. 個人情報の開示・訂正・利用停止・消去について
当機構は、ご本人から自己の個人情報について、開示、訂正、利用停止、消去等を求められた場合は、ご本人であることを確認の上、適切に対応します。なお、開示請求については相当な事務手数料を申し受けます。
7. 本プライバシーポリシーの改定
当機構は、個人情報保護に関する法令や社会情勢の変化に応じて、本プライバシーポリシーを適宜見直し、改定することがあります。改定した場合は、当機構のウェブサイト等での公表と会員への周知をします。
8. お問い合わせ窓口
本プライバシーポリシーに関するお問い合わせは、下記までご連絡ください。
スマートビルディング共創機構 事務局
メールアドレス：info@sbco.or.jp
【制定日】2025年9月8日